Как автоматизирована работа юристов компании «Магнит» и с чего все начиналось? Какую информационную систему выбрали для автоматизации? Какими еще сервисами пользуются в юридическом департаменте? Как работает чат-бот для ответов на вопросы сотрудников из других отделов? В какой системе происходит согласование договоров? Это первый материал из серии публикаций про Legal Tech.
Рассказывает:
Игорь Асинцев,
начальник отдела по автоматизации и методологии юридических процессов компании «Магнит»
Хронология
2010 год. Юристы «Магнита» начали работать в специально разработанной для них информационной системе. Система предназначалась преимущественно для внесения информации о судебных делах и административных производствах.
В течение следующих 9 лет система постоянно совершенствовалась. В ней появлялись новые отчеты, внедрялся дополнительный функционал, расширялись имеющиеся возможности. Например:
- появился раздел «календарь», где отображались все судебные заседания;
- внедрили функционал подачи другими сотрудниками компании предложений о подаче исков (через специальную web-форму) и рассмотрения таких предложений юристами;
- настроили автоматические уведомления о различных событиях в системе (истечение сроков, приближение даты обжалования и др.);
- позже глобально были переработаны и усовершенствованы карточки дел.
2014 год. Согласование договоров проводилось юристами не «на бумаге», а в электронной системе 1С:Документооборот.
2016 год. Юристы получили доступ к электронным материалам арбитражных дел через сервис Casebook.
2017 год. Юристы начали активно использовать сервис «СПАРК» для проверки оппонентов по судебным спорам, в том числе в целях исследования их платежеспособности и оценки перспектив взыскания.
2019 год. Созрела необходимость глобального пересмотра информационной среды юридической функции. Старая система уже не удовлетворяла возросшие потребности. Улучшать и дорабатывать ее было затруднительно с технической и экономической точек зрения.
Проведено исследование рынка LegalTech в поисках нового программного продукта, максимально соответствующего потребностям юристов «Магнита». Мы изучили лидеров в этом сегменте: информационные системы Case.one, Jeffit, XSUD, Юрайт, ProjectMate. Также проанализировали возможность разработки собственного продукта.
В итоге выбрали систему Case.one от компании «Право.ру». Эта система больше других отвечает нашим потребностям: она обладает гибкостью настройки и широкими возможностями кастомизации, работу с ней возможно вести без привлечения ИТ-специалистов вследствие применения no-code технологий (можно самостоятельно создавать и редактировать объекты системы, настраивать сценарии автоматизации и нужную отчетность, регулировать ролевую модель и workflow и др.), имеется синхронизация с внешними информационными ресурсами. Кроме того, основную систему Case.one сопровождают несколько очень полезных и при этом нативно интегрированных с ней систем-сателлитов: чат-бот Bot.one, конструктор документов Doc.one, портал для внешних пользователей Legal Desk.
Для внедрения Case.one пригласили бизнес-интегратор — консалтинговую компания KPMG (сейчас КЕПТ Налоги и Консультирование).
Зачем понадобился бизнес-интегратор?
Интегратор подошел к задаче очень внимательно: изучил и подробно описал процессы юридической функции «Магнита», далее провел ряд интервью с профильными руководителями и составил схемы процессов с учетом предстоящей автоматизации. После завершения бизнес-анализа было сформировано детализированное техзадание, на основании которого интегратор начал настройку системы: сначала в тестовом варианте, а потом, после успешного проведения нескольких пользовательских тестирований, — развертывание в продуктивной среде. К моменту полноценного запуска системы интегратор провел нужное количество обучений работы с ней и подготовил методические материалы для юристов и иных служб компании.
2019-2020 годы. Проведен комплекс действий по переводу юридической функции «Магнита» на новую систему: предварительный бизнес-анализ, сбор потребностей и формирование окончательного техзадания, подготовка, настройка и развертывание системы, обучение юристов и подготовка пользовательской документации.
Система Case.one
Центральным узлом работы юристов «Магнита» является система Case.one. Сейчас 85% всей деятельности сотрудников юридической функции фиксируется в этой системе.
⇒ В системе созданы отдельные карточки для всех видов рабочих активностей юристов: судебных дел, споров с госорганами, административных производств и уголовных дел, запросов и проверок контролирующих организаций, объектов недвижимости и интеллектуальной собственности, предоставленных юристами консультаций и заключений, разработанных шаблонов договоров и допсоглашений, внутренних задач и корпоративных событий.
Значительная часть работы в карточках автоматизирована, то есть автоматически:
- проставляются даты и статусы,
- вносятся в календарь ключевые события (даты, сроки, заседания),
- для важных активностей создаются задачи с заблаговременными напоминаниями, которые дублируются по электронной почте, а после их выполнения – автоматически завершаются;
- настроена синхронизация арбитражных дел с сервисом КАД, при включении которой даты и судебные документы самостоятельно подтягиваются в карточку дела (в разработке также находится синхронизация дел общей юрисдикции с системой ГАС «Правосудие»). Данные по оппонентам загружаются непосредственно из ЕГРЮЛ / ЕГРИП.
⇒ Практически все карточки в системе имеют взаимосвязь, поэтому не составляет труда выявить все судебные споры по какому-либо объекту недвижимости или найти связь между проведенной проверкой и возникшим впоследствии административным производством.
⇒ Настроены несколько десятков отчетов для выгрузки различной статистики и информации по текущей работе. Часть отчетов предназначена для прочих служб компании и направляется им автоматически в установленные сроки. Другие необходимы для информирования руководителей юридической функции о нагрузке сотрудников и контроля важных событий по ключевым спорам (например, дел с высокой материальностью, рисками утраты объектов недвижимости и др.).
⇒ Ведется постоянная работа по улучшению и доработке функционала, для чего проводится периодический сбор обратной связи от пользователей системы.
Большинство настроек системы проводится своими силами, без привлечения ИТ-службы или внешних подрядчиков.
Юридический портал Legal Desk
Для обращения других служб компании к юристам создано «единое окно» — юридический портал Legal Desk.
⇒ На портале размещен «виртуальный юридический консультант»: чат-бот, дающий ответы на более 50 часто возникающих вопросов. Список вопросов-ответов постоянно пополняется, идет настройка интеллектуального поиска по словам и словосочетаниям.
⇒ Несколько отдельных чат-ботов пошагово проведут любого обратившегося по типовым процессам компании (как подписать договор, как направить претензию контрагенту и др.), предусмотрев все развилки в этих процессах.
⇒ Через портал любой сотрудник компании может запросить юридическое заключение, инициировать судебный спор с контрагентом, организовать проверку и регистрацию товарного знака, создать заявку на разработку новой или изменение существующей типовой формы договора или допсоглашения. Система запросит у инициатора все необходимые документы или информацию в процессе составления обращения и направит юристу-исполнителю. В зависимости от тематики запрос будет должным образом маршрутизирован внутри юридической функции. Маршрутизация касается как географического разделения по всей территории РФ, так и профильного внутри юридического департамента.
⇒ Обратная связь направляется непосредственно на портале и дублируется по электронной почте.
Электронные сервисы
Юристы используют в своей работе множество полезных электронных сервисов:
- СПАРК, Глобас – для получения сведений об оппонентах в судебных спорах, проверки аффилированности и платежеспособности;
- Casebook – для ознакомления с электронными материалами арбитражных дел, мониторинга входящих и исходящих исков;
- Caselook – для поиска подходящей судебной практики, анализа процессуальной позиции;
- Линкмарк, Поискзнаков.рф – для проверки товарных знаков и иных объектов интеллектуальной собственности;
- 1С – для согласования договоров, дополнительных соглашений. Там же настроен отдельный процесс проверки и согласования перехода контрагентов компании на факторинг. В отдельном модуле 1С юристам приходят заявки на подготовку доверенностей, там же происходит согласование и исполнение этих заявок.
В структуре юридической функции выделено специальное подразделение, ответственное за цифровизацию и автоматизацию.
Планы
В будущем продолжим развитие систем Case.one и Legal Desk, в том числе собираемся:
- интегрировать их с другими информационными системами компании для обмена данными и автоматического создания или рассмотрения заявок иных служб;
- организовать работу мобильной версии системы Case.one;
- максимально автоматизировать карточки и другой функционал системы для исключения рисков, связанных с человеческим фактором, и удобства работы пользователей;
- настроить на портале Legal Desk все наиболее распространенные виды обращений к юристам;
- создать информативные и полезные дашборды для сотрудников разных уровней (рядовых юристов, руководителей, директоров).
Также планируем:
- внедрить в работу юристов и смежных служб конструктор документов: для формирования текста договоров, допсоглашений, доверенностей, типовых исковых заявлений и иных процессуальных документов, а также интегрировать конструктор с другими ресурсами (для подгрузки в него нужных данных и для последующей отправки созданных документов по назначению);
- запустить систему интеллектуального распознавания структурированных и неструктурированных документов для анализа входящей корреспонденции. После проведения анализа система должна автоматически определить тип документа (исковое заявление, протокол, постановление ФССП и др.), извлечь из него ключевую информацию и на ее основании заполнить соответствующие информационные системы плюс провести маршрутизацию документа;
- синхронизировать настроенные юристами чат-боты с общим чат-ботом компании, в том числе на общем корпоративном портале и в MS Teams.
Читайте также
Как отправлять заказные письма не через отделение Почты России, а через интернет?
В 2019 году Почта России запустила сервис доставки заказных электронных писем. С его помощью можно отправлять обычные письма через интернет....
Заключение договоров в электронной форме: о чем нужно знать сторонам?
Очень удобно заключить договор не встречаясь лично, а используя электронные средства связи, особенно если будущие контрагенты находятся в разных городах....
Заказчик предлагает включить в договор налоговую оговорку: что делать поставщику?
О том, что такое налоговая оговорка и как она может помочь заказчикам и покупателям, мы писали недавно. В то же...
Стороны обмениваются сканами по электронной почте и переписываются в мессенджерах: когда это будет иметь юридическое значение?
В последнее время все больше компаний предпочитают бумажному документообороту электронный. Это касается и взаимоотношений с контрагентами. Признают ли суды договор...
